IT systems that just work. Today. Tomorrow. Always.

1. Wofür wir stehen
Vision und grundlegende Prinzipien

Die Firma Kopernikus IT Systems GmbH steht seit über 20 Jahren für Qualität und nachhaltige, verlässliche Partnerschaften und Kundenbeziehungen mit Handschlagsqualität in der IT Landschaft Österreichs, Europas und auch weit über die Grenzen unseres Kontinents hinaus.

Unsere Kunden vertrauen auf unser aktuelles IT-Knowhow kombiniert mit einer Expertise in wirtschaftlichen Belangen, unsere Verlässlichkeit, unsere Diskretion und die Tatsache, dass die Kopernikus IT Systems GmbH stets im Fokus hat, dass für die Kunden IT einfach funktionieren muss. Heute. Morgen. Immer.

„IT Systeme, die einfach funktionieren.
Heute. Morgen. Immer.“

Um diese Vision mit Leben zu füllen, haben wir es uns zum Ziel gesetzt, einzigartige Services effizient und verlässlich beim Kunden zum Einsatz zu bringen.

Wirtschaftlicher Erfolg auf Basis dieser Ziele ist untrennbar mit der Wahrnehmung unserer Verantwortung gegenüber unseren Mitarbeitern und deren Familien, unseren Kunden und deren Unternehmen, der Gesellschaft und Umwelt im gesamten verbunden. Jeder Mitarbeiter der Kopernikus IT Systems GmbH (im folgenden auch „Kopernikus“ genannt) ist sich dieser gemeinsamen Verantwortung bewusst und trägt diese mit.

Die Gesetze und Regulierungen der Länder, in denen Kopernikus tätig ist, werden selbstverständlich eingehalten. Darüber hinaus ist es unser Bestreben, uns auch mit den jeweils landestypischen Verhaltenscodices vertraut zu machen und uns an diese zu halten, um eine respektvolle Basis mit unseren Gesprächspartnern zu schaffen.

Unser Code of Conduct gilt für alle Mitarbeiter in jeder Kopernikus Niederlassungen weltweit, verbundene Firmen und alle ihre Mitarbeiter, soweit sie Tätigkeiten für Kopernikus ausüben und diese damit repräsentieren. Die darin enthaltenen Regeln sind verpflichtend für das gesamte Managementteam der Kopernikus im gleichen Maße wie für alle Mitarbeiter.

Der Code of Conduct gibt einen Rahmen für unsere rechtlichen sowie ethischen Rahmenbedingungen vor und dient allen Mitarbeitern als Hilfestellung, um im Sinne der gemeinsamen Verantwortung stets die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Sollten Situationen dennoch unklar sein oder Fragen entstehen, dann sind der Compliance Officer und die Ombudsfrau für alle diese Anliegen gerne da.

Jeder Verstoß gegen diese Richtlinien und Regeln kann einen massiven monetären und auch nicht-monetären Schaden für unsere Kunden, deren Mitarbeiter, unsere Mitarbeiter und auch unser eigenes Business nach sich ziehen. Daher wird Fehlverhalten weder toleriert noch akzeptiert und zieht immer die jeweils angemessenen Konsequenzen nach sich. Um Fehlverhalten vorzubeugen bemühen wir uns, das Bewusstsein unserer Mitarbeiter für das Thema Compliance zu schärfen.

Es ist uns wichtig zu betonen, dass wir uns mit diesem Code of Conduct immer an beide Geschlechter gleichermaßen richten und auch beide Geschlechter ansprechen. Der einfacheren Lesbarkeit ist es jedoch geschuldet, dass wir nicht immer beide Geschlechter ausschreiben.

2. Interessenskonflikte und Vertrauen

Vertrauen ist in jeder Hinsicht die Basis unseres Handelns. In diesem Sinne vertrauen wir darauf, dass unser Mitarbeiter persönliche Interessen und die Interessen des Unternehmens in Einklang bringen können. Wir respektieren das Privatleben unserer Mitarbeiter, erwarten jedoch als Unternehmen ungeteilte Loyalität und in diesem Sinne auch, dass es zu keiner Konfliktsituation zwischen den privaten und beruflichen Interessen kommt.

Wir vertrauen und setzen ebenso voraus, dass unsere Mitarbeiter ihre Position im Unternehmen und auch unseren Kunden gegenüber sowie das Wissen über die selbigen niemals ausnutzen, um persönliche Vorteile (finanzieller oder auch anderer Natur) zu erlangen. Wir vertrauen darauf, dass unsere Kunden und Partner diesen Grundsatz ebenfalls respektieren und keinen unserer Mitarbeiter in eine diesbezügliche Konfliktlage bringen. Nicht-monetäre Aufmerksamkeiten und Einladungen in einem Umfang von max. € 40,- sind im gesetzlichen Rahmen und gelten als vom Management bewilligt.

Weiters vertrauen wir darauf, dass unsere Mitarbeiter, Partner, Lieferanten und auch Kunden keinerlei Bestechung oder Korruption tolerieren, gutheißen oder gar anwenden. Jeglicher Verstoß gegen unsere Grundwerte und/oder bestehenden Gesetze gleich welchen Landes, in dem wir tätig sind, wird entsprechende Konsequenzen arbeitsrechtlicher- sowie auch strafrechtlicher Natur nach sich ziehen.

3. Bestechung und Korruption

Kopernikus zeigt gegenüber Korruption, Bestechung, Bestechlichkeit oder anderen unerlaubten Mitteln zur Gewährung unangemessener Vorteile keine Toleranz und jeder Verstoß hiergegen zieht die unmittelbare Beendigung des Arbeitsverhältnisses sowie rechtliche Konsequenzen nach sich.

Das Managementteam sowie alle Mitarbeiter aller Kopernikus Niederlassungen weltweit sind gemeinsam dafür verantwortlich, das Prinzip der Unbestechlichkeit hoch- und einzuhalten. In diesem Sinne verwehren sich alle Mitarbeiter gegen den Versuch von Kunden, Lieferanten und Partnerfirmen, durch unangemessene Leistungen in monetärerer oder auch nicht-monetärer Form Vorteile zu erhalten. Genauso wie sich Kopernikus Mitarbeiter unter keinen Umständen daran beteiligen oder auch nur tolerieren werden, dass sich Kunden, Partner oder andere geschäftlich Beteiligte der Bestechung oder Korruption bedienen, um entsprechende Vorteile zu erlangen.

Zum Nachweis des korrekten Umganges mit dem Thema Korruption und Bestechlichkeit in allen
Finanzbereichen werden alle kommerziellen Transaktionen und Zahlungen transparent und nachweisbar
nach Maßgabe geltender Verfahren und Rechtsprechung aufgezeichnet.

Landes- oder regional übliche kleine Geschenke in nicht-monetärer Form oder auch Essenseinladungen von unseren Lieferanten, Kunden oder Partnern werden als vom Management akzeptiert eingestuft. Die Mitarbeiter sind also dazu berechtigt, diese entgegenzunehmen, solange die Annahme nicht zu einer Erwartungshaltung im Sinne eines zu generierenden Vorteils des Gebers führen. Hierzu zählen kleine Aufmerksamkeiten zu landesüblichen Feiertagen, die den Rahmen von € 40,- nicht übersteigen, sowie Essenseinladungen.

Im gleichen Zuge sind die Mitarbeiter der Kopernikus berechtigt, Mitarbeitern unserer Kunden, Partnerfirmen und Lieferanten kleine Aufmerksamkeiten in nicht-monetärer Form zu landes- und regional üblichen Feiertagen und Anlässen zukommen zu lassen oder diese zum Essen einzuladen, so lange die Zuwendung einen Betrag von € 40,- nicht übersteigt und diese Einladung oder Zuwendung nicht gegen die Verhaltensregeln des Kunden, Lieferanten oder der Partnerfirma verstößt oder gar ethischen Grundsätzen widerspricht.

Die Teilnahme an Events ist ausschließlich zu Businesszwecken gestattet und unterliegt immer der Genehmigung des Managements der Kopernikus. Gleiches gilt für die Bereiche Spenden und Sponsoring, diese unterliegen ausschließlich der Entscheidungsgewalt des Geschäftsführers der Kopernikus.

4. Fairer Wettbewerb und nachhaltige Lösungen und Leistungen

Die Kopernikus verschreibt sich unter allen Umständen der Beachtung der Grundsätze des freien Marktes und fairen Wettbewerbs. Dies ist die einzige Möglichkeit, immer das Beste für unsere Kunden im Fokus zu haben. Unsere Kunden können sich darauf verlassen, dass wir immer die Sicherung und den Schutz ihrer Investitionen voranstellen und uns stets an das Kartellrechts und alle Wettbewerbsvorgaben halten.

Unter keinen Umständen wird Kopernikus durch Missachtung der Gesetze und regulativen Vorgaben dazu beitragen, den Markt zum Nachteil der Kunden und in Absprache mit möglichen Mitbewerbern aufzuteilen oder in der Art zu betreiben, dass ein Nachteil für Kunden, Lieferanten oder andere Partnerfirmen entsteht.

5. Umgang mit Daten, Informationen und Betriebsvermögen

Die Kopernikus handelt immer bewusst vorausschauend, um Beständigkeit als Prinzip unseres Handelns zu festigen. Dies trifft umso mehr die persönlichen Daten, Unternehmensdaten und Assets unserer Mitarbeiter, Partner, Lieferanten und auch Kunden. Unsere Handlungen erfolgen in einer Art, die dazu dient, Daten und Assets aller beteiligten zu schützen und vor ungewollten und schädlichen Einflüssen fernzuhalten. Unsere Handlungen erfolgen in einer Art, die dazu dient, Daten und Assets aller Beteiligten zu schützen und vor ungewollten und schädlichen Einflüssen fernzuhalten.

Die Umsetzung und Einhaltung der DSGVO wird in der Kopernikus als selbstverständlich erachtet, entsprechend werden persönliche Daten geschützt und selbst Mitarbeiter haben nur nach dem Need-to-Know-Prinzip darauf Zugriff. Unsere Mitarbeiter achten auf die Einhaltung der DSGVO und den bewussten Umgang mit allen Daten zum Schutz der gleichen.

Informationen, die wir im Zuge der Ausübung unserer Arbeit über die Geschäftstätigkeit unserer Kunden und/oder über die Mitarbeiter unserer Kunden persönlich erlangen – und die gemeinhin nicht als bekannt (Public Knowledge) gelten – unterliegen strenger Vertraulichkeit, die wir mit jedem Mitarbeiter und jeder Partnerfirma gesondert über ein sogenanntes NDA vertraglich regeln. Wir vertrauen darauf und erwarten von unseren Mitarbeitern und auch Partnerfirmen, dass sie sich strikt an diese Vorgaben halten, die Besonderheit dieser Vereinbarung verstehen und keinerlei Informationen preisgeben. Ein Verstoß gegen diese Geheimhaltungspflicht zieht nicht nur arbeitsrechtliche, sondern speziell strafrechtliche Konsequenzen nach sich. Diskretion ist uns ein hohes Gut.

6. Soziale und gesellschaftliche Verantwortung

Kopernikus bekennt sich zu allen international anerkannten Menschenrechten und verpflichtet sich zu deren Einhaltung und Schutz.

Damit einher geht, dass wir jegliche Art von Diskriminierung – egal ob aufgrund von körperlicher Verfassung, Alter, Sexualität, Geschlecht, Herkunft, Religion oder politischen Ansichten – ohne jegliche Toleranz ablehnen.

Wir begegnen einander und allen anderen Mitmenschen mit Respekt, Freundlichkeit und auf gleicher Augenhöhe. Stets verhalten wir uns in der Art, die wir auch von unserem Gegenüber erwarten. Die Mitarbeiter der Kopernikus sind sich bewusst, dass ihr Handeln und ihr Auftritt nach außen sinnbildlich für das Unternehmen als Ganzes steht und dieses repräsentiert. In diesem Sinne achten wir auf eine faire und respektvolle Gesprächskultur und respektieren die Privatsphäre und auch kulturell bedingt unterschiedlichen Umgangsformen unserer Partnerfirmen und Kunden. Vertreten wir unsere Kunden nach außen so verhalten wir uns ebenso und sorgen dafür, dass die Reputation des Kunden keinen Schaden erleidet.

Unter Beachtung der Menschenrechte lehnen wir Zwangs- und Kinderarbeit ab und halten auch unsere Mitarbeiter an, hierauf zu achten. Es ist unser Bemühen, für unsere Mitarbeiter ein fairer, verständnisvoller Arbeitgeber zu sein, der auf gerechte Entlohnung der Leistungen genauso achtet, wie auf das Bedürfnis der Mitarbeiter nach einem ausgeglichenen Privatleben und ihr Recht auf einen sicheren, ihre Gesundheit nicht gefährdenden Arbeitsplatz. Das gleiche erwarten wir von unseren Kunden und Partnerfirmen für ihre eigenen Mitarbeiter wie auch für unsere Mitarbeiter, wenn diese vor Ort und in ihrem Namen tätig sind.

Selbst als nicht-produzierendes Unternehmen sind wir uns unserer Verantwortung im Hinblick auf den Umweltschutz und die nachhaltige Verwendung der vorhandenen Ressourcen sehr bewusst. Wir verschwenden keine Ressourcen wie zB Wasser oder Energie und leisten unseren Beitrag für die Erhaltung unserer Umwelt für unsere Nachwelt soweit dies möglich ist.

7. Organisation und Prozesse

In einer Zeit der steigenden Anzahl von Regulierungen, Vorgaben, Gesetzen und anderen Regulatorien soll der vorliegende Code of Conduct den Mitarbeitern von Kopernikus – aber auch den Kunden und Partnerfirmen – eine Hilfestellung zur Orientierung bieten und Einblick in die Wertehaltung der Kopernikus und ihrer Mitarbeiter geben.

Der Code of Conduct wird in regelmäßigen Abständen auf Vollständigkeit und Einhaltung geprüft und Zuwiderhandeln entsprechend dokumentiert und mit angemessenen Konsequenzen belegt.  Grundlegend vertrauen wir jedoch darauf, dass auch unsere Mitarbeiter und Kunden die Werte, die uns am Herzen liegen, teilen und daher Konsequenzen die Ausnahmen bilden werden.

Sollten sich Fragen oder Anliegen aus dem vorliegenden Code of Conduct ergeben, so stehen folgende Personen als Ansprechpartner zur Verfügung.

Compliance Officer:
Susanne Sänger
COO
office at kopernikus.at

Ombudsfrau
Melisa Sokullu
Team Assistant
office at kopernikus.at

Kopernikus IT Systms GmbH, 28.10.2021